パーソナルジムの予約システム｜当日キャンセルの空き枠を埋める

パーソナルジムの予約が埋まらないのは、枠が足りないからではありません。

空いている枠が、通える人に伝わっていないだけです。

キャンセルが出たときに LINE で知らせる仕組みを設計してみます。

以下は実在の店舗の事例ではありません。よくある条件を置いたものです。

パーソナルジムの予約が埋まらない理由

トレーナー1名、会員30名のパーソナルジムを考えます。

営業は 10:00〜19:00。1回のセッションは60分です。

間に15分の片付けを挟むと、1日に7枠とれます。週では49枠です。

会員が来たい時間は決まっています。

時間帯	週の枠	実際
平日 16:15〜18:30	10	満席
土日祝 終日	14	満席
平日 10:00〜16:00	25	6枠だけ埋まる

1週間の時間割に並べるとこうなります。

時間	月	火	水	木	金	土	日
10:00〜11:00	○	○	○	○	○	●	●
11:15〜12:15	○	○	○	○	○	●	●
12:30〜13:30	○	○	○	○	○	●	●
13:45〜14:45	○	○	○	○	○	●	●
15:00〜16:00	○	○	○	○	○	●	●
16:15〜17:15	●	●	●	●	●	●	●
17:30〜18:30	●	●	●	●	●	●	●

● 人気の時間帯 ／ ○ 人気がない時間帯

予約は週に30件です。

人気の時間帯は24枠あり、ここは毎週ほぼ埋まります。

残りは平日の昼の25枠です。ここに入るのは6枠だけ。19枠は空いたまま終わります。

ここに当日キャンセルが乗ります。週に3件ほどです。

ほとんどが人気の時間帯で出ます。空いたことは誰にも伝わりません。その枠もそのまま流れます。

flowchart TD
  A["人気の時間帯の予約"] --> B["当日キャンセル"]
  B --> C["誰にも伝わらない"]
  C --> D["枠が空のまま"]

空いているのは、平日の昼の19枠と、当日キャンセルの3枠です。合わせて週に22枠あります。

新しく入りたい人に出せる枠は、平日の昼しかありません。

トレーナーが1人なので、ここが売上の上限になります。

枠が足りないわけではありません。空いている枠はあります。

その時間に通える人へ、空いていることが伝わっていないだけです。

人気の時間帯を取っているのは、日中働いている人です。男性の比率が高くなります。

平日の昼に通えるのは別の層です。主婦層が狙えます。

空き枠を流すのは、いまいる会員に向けた話です。新しい層には、チラシ広告のような別のアプローチが要ります。

キャンセルが出たら LINE で知らせる

1. 会員が「来れる時間帯」を登録しておきます。曜日と時間帯を選ぶだけです。予約ではありません
2. キャンセルが出ます。その時間に来れると登録している人を、自動で絞り込みます
3. その人たちに LINE を送ります
4. 先に押した人が取ります。埋まった枠は予約画面から消えます

flowchart TD
  A["当日キャンセル"] --> B["来れる人を自動で絞る"]
  B --> C["LINE を送る"]
  C --> D["先に押した人が取る"]
  D --> E["枠が画面から消える"]

送る相手をトレーナーが選ぶわけではありません。

キャンセルが出た時点で、まとめて送ります。誰に届くかは、会員が登録した条件で決まります。

予約システムなら45分・90分の枠も組める

予約をシステムで管理すると、枠の長さを自由に決められます。

紙の予定表や LINE のやり取りだと、だいたい1時間刻みになります。

実際には、こういうものがあります。

• 45分のセッション
• 90分の初回カウンセリング
• 枠と枠の間の片付け

手で管理すると、どこかで抜けます。

時間割をシステムに入れておけば、トレーナーも会員もその通りに動くだけです。

• 種目ごとに時間を変える（60分／45分／90分）
• 初回だけ長く取る
• 枠の間に15分を必ず挟む
• 1日に受ける上限を決める

空き枠を流す仕組みよりも、こちらのほうが日々のメリットは大きいかもしれません。

想定する画面と通知方法

誰が使うか	画面
会員	空き枠カレンダー／予約とキャンセル／来れる時間帯の登録
トレーナー	自分の枠と当日の予定
管理	時間割の設定／会員／通知のルール

通知は LINE で統一する想定です。

どこを作って、どこを繋ぐか

全部を作る必要はありません。

既にあるサービスを使うところと、新しく作るところを分けます。

flowchart TD
  A["会員とトレーナーの画面"]
  subgraph build["つくるところ"]
    B["時間割と空き枠"]
    C["予約の記録"]
    D["誰に送るかを決める"]
  end
  subgraph connect["つなぐところ"]
    E["LINE 公式アカウント"]
    F["決済サービス"]
  end
  A --> B
  B --> C
  C --> D
  D --> E
  C --> F
  E ~~~ F

使うのは LINE と決済サービスです。

LINE は公式アカウントからそのまま送れます。決済も既にあるサービスで足ります。

ここを自分で作る理由はありません。

作るのは3つです。

• 時間割と空き枠
• 予約の記録
• 誰に送るかを決める部分

この3つは店舗ごとにルールが違います。出来合いの予約サービスだと、細かいところが合いません。

作ったものは、どこかで動かし続ける必要があります。月々の費用がかかります。

この規模なら大きな額にはなりません。ただしゼロではありません。

集客は別の話

空き枠が埋まらない問題と、新規が来ない問題は別です。

新規に効くのはホームページです。あとは Google マップでの見え方（MEO）。

近場を狙うならポスティングも有効です。

Entersight はホームページ制作とチラシなどのグラフィックも扱っています。

予約の仕組みと、新規顧客獲得へのアプローチを一緒に検討できます。

まとめ

• 枠は足りている。空いていることが、通える人へ伝わっていない
• トレーナー1名・週49枠。平日昼の19枠と当日キャンセル3枠で、週22枠が空いたまま
• 「来れる時間帯」を先に登録してもらう。キャンセルが出たら、その人たちへ自動で送る
• 予約をシステムで管理すると、45分や90分の枠も組める
• LINE と決済は既にあるものを使う。時間割と予約の記録は作る
• 動かし続ける場所に、月々の費用がかかる

※ これは想定です。実在の店舗の事例ではありません。